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（1）役員の選出
マンション管理組合にとって役員に積極的に就任される方は極わずかであり、出来たら、遠慮したい方が多くみられるのが現状であります。
だだし、その極わずかの方が理事長に就任された時は管理費・修繕費の削減を初めとした組合活動の改善がなされ、管理会社の変更となることもあり、財務面・管理体制の改善が図られる。
そのような状態において、理事などの役員の選出方法はほとんどのマンションが輪番制をとり全体の70％となっており、立候補制、推薦制は20％程であります。
グループ毎の輪番制により理事会が役員を選出し、総会で選任された後、新役員が話し合ってお互いに役職を決める（互選という）方法は区分所有者としての義務を果たすため、管理組合の理解を深めるという意味合いからも合理性があると考えられます。
ただし、築１３年以上経過のマンションにおいては新築時とは違い修繕等の管理業務が山積しており、新役員で時間が取れない方、性格の向き、不向き等個々の諸事情も考慮して、また、適材適所に互選することが大事であります。
話し合いができず、くじ引きで決めた場合は理事会が上手く機能しない事がありますので、協力的な副理事長を２人おくなど、充分配慮した執行部造りに心がけるとよいと思います。
（2）役員の任期
役員の任期は「１年」が最も多く、平成２０年度の「マンション総合調査」では６５．９％で、次いで「２年」が３０．４％となっています。
総戸数規模が大きくなるほど、「１年」の割合が低くなり、「２年」の割合が高くなる傾向にあります。
全員同時期に改選が６５．９％と多いのですが、理事会のそれまでの議論や経緯が分からなくなったり組合活動の低下にもつながります。
任期を２年として毎年半数改選する方法が望ましいといえます。
（３）役員の報酬
平成２０年度のマンション総合調査によれば、「報酬は支払っていない」が７５．９％で最も多くなっています。
「報酬は支払っていない」の割合は、完成年次が新しくなるほど高くなり、総戸数規模が大きくなるほど低くなる傾向にあります。
各役員一律の場合の役員の報酬額の平均は３，６００円／月です。
役員報酬が役員一律でない場合の報酬額の平均は、理事長が９，３００円／月で、理事が５，５００円／月、監事が４，９００円／月となっています。
理事会に出席すると１回につき１，０００円というところもあり、最近、報酬、慰労金を支払うところが増えています。
（4）役員の資格
現にマンションに住んでいる区分所有者という条件が一般的に多いですが、標準管理規約の改正もあり、合理的、円滑に役員選出ができるよう、区分所有者の配偶者、同居する１親等の親族も資格があると改正した管理組合も多くなりました。
（５）役員選出細則の制定
「役員選出細則」を制定しておいた方がよいと考えます。理由としては例えば
①輪番制で役員が廻ってきて、理事長を引き受けることができないそれ相当の理由があり、役員の互選のときになって、その場で、急に理事長はできませんと断わることではなく、役員選任の１ヶ月程まえに理事会に申し出て、理事会等で検討して、辞退できるか否か事前に答えをだしておくことが必要。
②区分所有者の部屋が空き家、賃貸になった場合の役員候補数の調整が自動的に行なわれる。
③理事長の就任としての入居年数・年齢制限・健康状況・家庭状況等の条件を決めておく。
また、細則が文書化されていれば新入居の方は役員がいつ廻ってくるのか、また、役員選出の仕組みが明確化されており、管理組合離れの原因になりにくくなります。
（1）「理事会運営細則」の制定
理事会の役割は、管理組合を代表して、当マンションの建物・設備等の共有財産を維持管理し、安全・快適な生活環境を維持・向上させることにあります。
しかしながら、理事会は広範多岐にわたる諸問題の実態を把握して業務を円滑に進めていかなければならず、また、理事会を構成する理事および組合役員である監事の任期はかならずしも複数年ではないため、一般的に不慣れであります。
したがいまして、理事会が業務運営をより適正、円滑に遂行することができ、理事会により管理業務のばらつきを少しでも少なくするために「理事会運営細則」において下記の項目について具体的に定め、それに則して組合業務を遂行することが良いのではと思います。
・理事会の開催方法と回数・審議事項内容・役員の責務、業務心得
・理事会の担当者別管理業務内容・業務引き継ぎ
（2）役割分担
築１3年程が経過して、建物・設備の修繕等が増えますと、理事長への負担は増えますが、役員選出は一般的に輪番制であり、役員の互選であるため、時間のある方、仕事を上手く割り振る方が理事長に就任するわけではありません。
通常、理事長は初めてなので、何を行なうか分からないし、また、各理事に業務依頼を遠慮し、理事長に管理業務が集中してしまいます。
ベストコンサルトでは理事長の業務集中による消化不良を危惧し、「理事会運営細則」で「管理組合組織図」を制定し、その中で各理事の方に例えば「暗証番号変更「蛍光灯交換」「放置自転車処分」等具体的業務を事前に役割分担をすることを提案し、実行しております。
（３）入札・相見積もりの適正な実施
管理費の削減もさりとて、修繕費についても多大な支出が発生し、管理組合の財務状態に大きな影響を与えます。
したがって、各年度理事会は「入札制度実施細則」に基づき入札や相見積もりを適切に実施し、無駄のない、安価な修繕等に心がけることが重要であります。
（4）アンケート調査・住民説明会
理事会の議案の審議において、住民の方の考え方が分からない事があり総会提案をしずらい時は事前に「住民アンケート調査」を実施して、考え方を確認することが大事です。また、修繕等で多額の修繕費が必要とされ、分かりにくい提案の時は総会提案の前に臨時総会で住民説明会を実施する必要があります。
（5）広報の重要性と議事録の配布
組合ニュース等の広報は住民の生活に関係が深いインターホン交換・駐輪場の整備・増設等の議案がどの程度進行したのか、皆さん注視しています。また、理事会の広報での審議の進捗の報告及びマナー・ルール等の組合活動の啓蒙記事を見ることにより管理組合の活性化、感心度、住民コミュニケーション形成にも大きな影響があります。
なお、それを補完するものとして少なくとも理事会等の議事録は各住戸に配布し、理事会の審議内容を堂々と報告することは大事なことです。
（6）理事会役員の業務引継ぎ
定期総会後の業務引き継ぎは理事長他、各理事・監事も立ち会い、銀行印、各種カギ、銀行通帳、建物・設備図面、審議中書類、見積書等の引き継ぎと審議中議案の説明は充分に聴き取り、マンションによっては各種設備の確認をすることになり、第1回目の理事会の審議に支障がないように充分、引き継ぎし、所定の文書で行なうことが大事です。
この方法は60％以上の管理組合さんで採用しておりますが、以前、最大手の管理会社が管理しているマンションにおいても理事長が委託管理費の大幅な削減を実施されたこともあり、別のマンションでも理事長が管理会社を変更した場合もありますが、元理事長は、管理会社変更後の理事会運営を心にかけておられましたが、その後は、管理会社のペースで管理業務を遂行しており、そのことを心配しております。
したがいまして、理事会では理事長さんがそのまま、修繕委員もしくは修繕担当理事として、理事会に残ることとか、元理事長が修繕委員もしくは修繕担当理事として復帰してもらうことが理事会の継続性及び損のない管理組合運営にとって最善の方法です。（ベストコンサルトでも採用しております）
今後、建物設備の維持管理を適正に行うためには健全な財務状態にしていかなければならないが、昨今、修繕積立金の値上げを提案できる時代ではなく、逆に、いかに管理委託費・修繕費を削減して、修繕積立金の値下げを要求しなければならない程の時代であります。
そのような時、先ほどの前向きで、実行力のある元理事長さんのような方に修繕委員になってもらうことが、適切であり、あなたのマンションにも、お役に立ちたいと思っておられる方は必ずおられますので、修繕委員もしくは修繕担当理事に就任して頂き、今後、理事会のメンバーとして、複数年度に渡り、審議に参加して頂き、皆さんで管理委託費・修繕費の大幅削減・管理会社変更等の改善を図るようされるとよいかと思います。 |
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